Veja abaixo um compilado de perguntas e respostas sobre essa funcionalidade.
Para que serve a configuração de regras para validação da despesa via leitura do comprovante?
A plataforma da Flash conta com tecnologia para captura automática dos dados disponíveis no comprovante de uma despesa, possibilitando:
- O preenchimento automático de alguns campos no lançamento da despesa, como data, horário e local;
- A identificação de comprovantes válidos, que contenham dados obrigatórios pré-definidos pela empresa, como, por exemplo, o CNPJ do estabelecimento e a descrição dos itens comprados, e que não contem com itens como bebida alcoólica e cigarro.
Despesas fora das regras estabelecidas contam com a sinalização de violação à política da empresa, facilitando a sua análise. Além disso, o administrador pode configurar o bloqueio dessas, impedindo o processo de prestação de contas.
Quais configurações relacionadas à validação da despesa via leitura do comprovante estão disponíveis na plataforma da Flash?
Em nossa plataforma, é possível definir:
- Quais informações serão obrigatórias no comprovante para sua validação.
- Se a presença de itens “pessoais” como bebidas alcoólicas e cigarros será aceita.
- Se a edição de campos capturados automaticamente através da leitura da nova será aceita.
Vale mencionar que, para as três configurações citadas acima, pode-se determinar se haverá somente uma violação à política da empresa ou o bloqueio da prestação de contas.
Quais são os passos para a configuração de regras para validação da despesa via leitura do comprovante?
Abaixo, consta o passo a passo para essa configuração.
- Após logar na plataforma, entre em “Personalizações”, disponível no menu lateral (dentro da seção de Gestão de Despesas).
- Clique em “Políticas” e, em seguida, nos “três pontinhos” para abrir a possibilidade de edição.
- Clique na edição da política.
- Selecione “Continuar” caso não sejam necessários ajustes nos dados de identificação da política.
- Utilize a barra de rolagem para ir até a parte final da configuração, onde consta a configuração da “Leitura de recibo”.
- Para definir quais campos serão obrigatórios no comprovante, a fim de que ele seja validado, basta selecioná-los.
Em seguida, defina se será gerada uma violação à política ou se o usuário não conseguirá prestar contas utilizando um comprovante que não cumpra as regras definidas. Para isso, utilize o botão “switch”. - Para configurar se a plataforma deverá sinalizar uma violação à política da empresa ou bloquear a prestação de contas caso o usuário edite um campo que foi preenchido automaticamente pelo nosso leitor de comprovante, basta utilizar o botão “switch” disponível nessa configuração.
- Por fim, defina se a existência de bebidas alcoólicas e cigarros no comprovante deve gerar uma violação e clique em “Finalizar”.
- Pronto! A política foi salva com as regras que foram configuradas.
Ainda com dúvidas? Acesse um vídeo sobre a configuração de regras para validação da despesa via leitura do comprovante clicando aqui.